Archief voor categorie: Niet gecategoriseerd

Verslag overleg kerngroep Bekertjesmos 15 april 2023

Locatie: bij Arie en Cecile

Aanwezig: Arie, Bart, Cecile en Kees (ging iets eerder weg)

Notulist: Cecile

1. Verslag 10 december 2022

• Bij punt 8 wordt gesproken over de situatie dat een lid van Bekertjesmos een partner vindt buiten onze woongemeenschap, en of die partner dan ook lid moet worden van Bekertjesmos. Arie gaat een overzicht maken van al dit soort ‘bijzondere situaties’. We moeten dit namelijk goed regelen, ook juridisch.
• De positie, taken en bevoegdheden van de kerngroep: hier is al veel over gezegd en opgeschreven. Arie gaat dit alles nu op een rijtje zetten, voor onszelf en eventueel voor in het huishoudelijk reglement.

2. Stand van zaken kerngroep

Zoals bekend, heeft de kerngroep sinds november/december om diverse redenen een tijd stilgelegen, en begint nu weer langzaam op gang te komen. Nog steeds is een deel van de kerngroep nog niet ‘op sterkte’. We kunnen echter niet meer doen dan ons best en we moeten zien hoe het gaat.

Vanwege de kwetsbaarheid van de kerngroep hebben wij ook nagedacht over versterking. Ook dit moeten we weer gaan oppakken. Het streven is om minimaal 5 kerngroepleden te hebben, om minder kwetsbaar te zijn als mensen uitvallen.

3. Delegeren aan anderen

Vooruitlopend op wel of niet uitbreiding van het kernteam denken wij zo ver te zijn dat we taken kunnen en zelfs moeten delegeren om de vaart er in te houden en de kennis met elkaar te kunnen delen. We gaan dit proberen vorm te geven bij de komende bijeenkomsten, zie de betreffende punten in dit verslag. Alle prioriteiten die het kernteam op dit moment heeft, komen daar aan de orde.

Principes bij het delegeren zouden kunnen zijn: vrijheid om zelf beslissingen te nemen, overleg van tevoren met het kernteam is in principe niet nodig, maar dat kan en mag natuurlijk wel. Verder ‘verantwoording achteraf’ voor als het helemaal niet goed gegaan blijkt te zijn.

4. Agenda en organisatie van 13 mei

Het ochtend-gedeelte is voor de leden van Bekertjesmos, dus de mensen die waren uitgenodigd op onze bijeenkomst 19 november vorig jaar.

’s Middags komen ook een aantal mensen van de bijeenkomst van 15 oktober vorig jaar, die graag een tweede kennismakingsbijeenkomst willen. Als zij daar na afloop belangstelling voor hebben, kunnen zij vervolgens ook lid worden van onze club van ‘daadwerkelijk geïnteresseerden’.

Ochtend-gedeelte voor leden:

De doelen en onderdelen hiervan zijn:

• Korte terugblik op de stand van zaken (het is alweer een tijd geleden voor iedereen) (‘s middags volgt meer informatie).
• Verder werken aan onze gemeenschapsvorming
• Aan de slag met concrete activiteiten. Vorming van enkele werkgroepen plus enkele specifieke taken:
  –     Nieuwsbrief
• Werkgroep activiteiten: organiseren van informele bijeenkomsten zoals wandelingen e.d., ten behoeve van de verdere gemeenschapsvorming.
• Werkgroep relatiebeheer, ook voor externe partners, netwerkcontacten en behulpzame links. Er is bijvoorbeeld behoefte om telkens binnenkomende informatie van andere instanties systematisch bekend en toegankelijk te maken voor iedereen.
• Zo mogelijk: presentatie van de uitkomsten van de enquête over onze financiële mogelijkheden
• Vooruitzichten en perspectieven schetsen
• Een begin maken met brainstormen over bouwen en wonen. Wat wil ieder van ons? En de definitieve vorming van de werkgroep bouwen en wonen?
• Website: hier zullen pagina’s op komen voor onder meer de informatie van de werkgroep relatiebeheer en voor informatie over bouwen en wonen. Iedereen zal hier straks aan kunnen bijdragen.
• Stand van zaken van statuten en huishoudelijk reglement (zie punt 5 van dit verslag).

5. Enquête financiële middelen

Arie heeft met behulp van een internet-tool een enquête over de financiën gemaakt. Een paar mensen hebben naar het concept gekeken. Arie wil nu graag nog voor de 13^e mei de enquête naar iedereen toesturen, zodat er op 13 mei al iets meer inzicht is en om te horen of er nog andere input is.

6. Statuten en huishoudelijk reglement

De concept-statuten zijn nu af. Om deze taaie materie te bespreken op 13 mei zal te tijdrovend zijn, en de kerngroep besluit om dit punt nog niet op 13 mei in te brengen.

Meteen na 13 mei zullen de concept-statuten worden verstuurd, voor op de agenda van de volgende keer. Vragen en bezwaren kunnen dan door de leden, openbaar (cc. Allen) kenbaar gemaakt worden.
Een aantal in de statuten opgenomen zaken waren overigens al op 19 november 2022 besproken.

Het huishoudelijk reglement volgt dan nog weer later, dat heeft minder haast.

7.   Vervolgbijeenkomsten Bekertjesmos

Nu we zover zijn (statuten vrijwel klaar; financiële plaatje bijna in beeld), is het zaak de vaart er in te houden. Daarom is het zaak snel een volgende datum met elkaar af te spreken.

We gaan dus proberen om nog voor de zomer een tweede bijeenkomst te organiseren, met dan een hele dag, en met hopelijk onderdelen zoals:

• Meer tijd voor een echte ‘workshop’ bouwen /wonen/energie en milieu: hoe willen wij wonen en samenleven? Wat is er mogelijk?
• Een begin maken met de vorming van besluitgroepen. De volgende besluitgroepen zijn als eerste nodig:
• instroomprocedure
• criteria voor de keuze van een locatie
• cursus gedragen besluitvorming: wenselijkheid en eventuele verplichting
• financiële principes, zoals verdeling van vaste lasten
• Bespreking van de statuten met een voorgenomen besluit daarover (zie punt 5)

Om te beginnen zullen hiervoor de mensen van de ochtendgroep van 13 mei worden uitgenodigd. Als er mensen van de middaggroep uitspreken mee te willen doen, dan ook zij.
Cecile zal een datumprikker rond laten gaan voor een volgende bijeenkomst van een hele dag met optiedata: zondag 25 juni, 1 juli en 2 juli.

Kees oppert dat wij ook al een bijeenkomst moeten gaan plannen om nieuwe mensen te werven.
We zijn nu met een club van circa 17 mensen, waaronder een paar koppels. (Arie en Cecile, Bart en Mieke, Kees en Anke ..) . Om een woongemeenschap met 20 huishoudens te vormen hebben we genoeg leden nodig. Bovendien bestaat de kans dat er weer mensen afvallen zodra de locatie bekend is.

8. Cursus gedragen besluitvorming

De kernteamleden, plus Gea, Gerard en Anton, hebben de basiscursus in januari-maart inmiddels gevolgd. Besloten is om voorlopig de cursus niet verplicht te stellen. Voorlopig zullen wij gemeenschapscoach Ingrid (haar bureau) vragen de besluitgroepjes te begeleiden.

Ingrid heeft ons data voor in de komende maanden gestuurd voor cursussen gedragen besluitvorming met open inschrijving (dus ook met mensen van buiten Bekertjesmos). We hebben echter ervaren dat een cursus met alleen leden van Bekertjesmos (‘in-company-training’) sterk gemeenschapsvormend werkt, dus dat heeft onze voorkeur. Voor een in-company-training heb je dan wel weer minimaal 8 mensen nodig. We hopen dat dit gaat lukken, en anders komen er later weer opnieuw cursussen met open inschrijving.
Cecile en Arie zullen dit doorgeven aan Ingrid.

9. Ingrid

Er moet nog een besluit worden genomen over de manier waarop Ingrid voor het vervolg van haar ondersteuning aan ons betaald gaat worden (abonnementsysteem of ‘nulurencontract’ enzovoort). Het is nog niet helemaal duidelijk wat zij precies wil, dus Arie neemt opnieuw contact met haar op hierover.

10. Nieuwsbrief

Cathy en Nicole hebben het maken van de Nieuwsbrief op zich genomen.  Nu twee nieuwsbrieven verder kunnen wij zeggen dat we blij zijn met hun initiatief.
De vraag is nu of wij als kernteam per sé eerst nog de Nieuwsbrief willen zien voordat deze in het vervolg wordt gepubliceerd.
Als kernteam vinden wij dat niet nodig. Als zij willen mogen zij op voorhand de teksten aan ons voorleggen en anders kunnen zij deze nieuwsbrief publiceren met verantwoording achteraf (zie boven).

11. Stichting Voedselbosbouw

Op 11 maart is een bijeenkomst geweest van deze stichting, waar Anke en Nicole zijn geweest. Zij gaan nu aan de slag met mensen die per direct met de spade in de grond kunnen werken. Voor ons als werkwoongemeenschap in wording kan dat nog niet.

Wel kunnen we ons inschrijven voor een mogelijk vervolg. Arie gaat ons aanmelden.

12. ‘Winterswijk’ en andere tussentijdse kansen op een locatie

Af en toe worden wij door leden, vrienden en anderen alvast gewezen op mogelijke locaties. Volgens ons ‘tweesporenbeleid’ kunnen we hier als Bekertjesmos werk van maken, als tussentijdse kans in afwachting van onder meer criteria voor selectie van de locatie.
Het zou dus mooi zijn als een van de leden hier achteraan zou kunnen gaan en deze opties zou willen beheren. We zullen dit op 13 mei bespreken. In overleg met Bart (die de website beheert) zou hiervoor een intern deel op de website kunnen komen.

13. Website

We zijn erg blij met de website die Bart heeft gemaakt. Van belang voor het vervolg:
– Wij willen op de website pagina’s voor werkgroepen en informatie, zie ook punt 4.
– Voorlopig blijven we nog bij dezelfde hostingservice, die voorlopig nog gratis is. Tegen die tijd dat wij meer willen dan in het huidige systeem mogelijk is zullen wij kijken naar een andere hostingservice.
– Verder moeten wij dringend weer de tekst updaten. De wens om bijvoorbeeld in 2023 te starten met bouwen zit er zeer waarschijnlijk niet in. Arie en Cecile kijken hiernaar.

14. Vervolgafspraken

Voor de 13^e mei zullen we nog een keer via zoom overleggen over het programma van 13 mei en kijken over de notulen van vandaag kloppen of nog aangevuld moeten worden.

Verslag overleg Kernteam met Ingrid Busink d.d. 10 december 2022

Aanwezig: Arie, Bart, Cecile, Ingrid en Kees
Locatie: Middenhuis te Zutphen

Aanvankelijk zouden we een levensloopdag hebben, maar besloten is om deze dag anders te benutten en met Ingrid te overleggen over wat er allemaal speelt.

Na een rondje over hoe we er bij zitten starten we met de vragen en zaken die we willen bespreken. Ook wordt de kans geboden om individueel met Ingrid te spreken voor het geval je ergens mee zit.

Om te beginnen praat Arie Ingrid bij over de laatste ontwikkelingen, aangevuld door Bart, Kees en Cecile.
Niet alle agendapunten worden tijdens dit overleg besproken.

1. Gedragen besluitvorming en gemeenschapsvorming

In het huishoudelijk reglement:  Zolang er geen andere afspraken zijn gemaakt over wie de besluiten nemen, nemen de kerngroepleden het besluit, inclusief het zoeken naar zoveel mogelijk draagvlak. Wij lichten toe dat wij tot een bepaald besluit zijn gekomen om bepaalde redenen (voorbeeld de statuten).
Blijkt er wel bezwaar te zijn, dan zullen we dit individueel bespreken. Eventueel de casus toch weer aan de hele groep voorleggen. Eventueel weer terug naar af en beginnen bij de beeldvorming.

Bijvoorbeeld draagvlak zoeken over de concept-statuten: deze opsturen met toelichting over de motieven van sommige gedeelten. Hebben mensen overwegende bezwaren? Dan zullen we deze proberen op te lossen.

Wat er volgens Ingrid ook bij hoort is dat we het besluitvormingsproces gaan waarnemen, ons er bewust van worden. Vergelijk onze discussie binnen de kerngroep over de statuten. We moeten telkens blijven inschatten hoe het besluitvormingsproces verloopt.

Zie voor het belang van gedragen besluitvorming ook bij agendapunt 9:  de cursus gedragen besluitvorming.

Besluitgroepjes:

• Het aantal mensen in een besluitgroep is 1 – 5
• Wie komen er in? Plenair een rondje maken: wie wil jij voordragen voor het besluitgroepje (één persoon noemen), op grond van welke capaciteiten (‘ik draag ‘Pietje’ voor, want jij kan goed luisteren’). Zijn er mensen gekozen die niet willen?

Welke onderwerpen? In principe alles, met uitzondering van dat wat in de statuten staat (en dat zijn maar een paar wettelijk verplichte bepalingen).

Intrekken van het mandaat van een besluitgroep: in principe alleen als zij zich niet aan de spelregels houden.

Wat als zij het gewoonweg niet kunnen? Je kunt gaan werken met procesbegeleiders. Op termijn kun je voor dit soort zaken een Raad van Wijzen instellen, of externe adviseurs zoeken voor conflictbemiddeling.

Zie verder ook bij punt 9  Cursus gedragen besluitvorming.

2. Statuten en vereniging

Statuten zijn met name bedoeld voor conflicthantering

In de statuten hoeft alleen een globale beschrijving te staan zoals: ‘Besluiten worden genomen met de methode van gedragen besluitvorming; dit wordt verder in het huishoudelijk reglement uitgewerkt’.  Het HR heeft in principe dezelfde juridische geldigheid als de statuten (dit moeten we nog even checken bij onze juridisch adviseur).

Dus wel vastleggen dat er een instroomprocedure is, maar dat deze wordt uitgewerkt in het huishoudelijke reglement (HR). Eveneens wel vastleggen dat er gewerkt wordt met gedragen besluitvorming, maar dat ook dit verder uitgewerkt wordt in het huishoudelijk reglement.
Dit reglement kan handig, met voortschrijdend inzicht, zonder notaris gewijzigd worden. Het huishoudelijk reglement is een groeidocument.
Bij een andere wwg worden de notulen als besluitenlijst gehanteerd, maar dat is qua zoekwerk niet handig.

In het HR:  zolang er geen andere afspraken zijn gemaakt over wie de besluiten nemen, nemen de kerngroepleden het besluit, inclusief het zoeken naar zoveel mogelijk draagvlak.

Wij gaan onze concept-statuten opsturen, met hierin de verwijzing naar het huishoudelijk reglement voor de details van o.a. Gedragen besluitvorming en Instroomprocedure.

3. Doel en mandaat van de kerngroep

Kernteam bepaalt welke besluitgroepen er nodig zijn: wat is de vraagstelling?

Kernteam wordt voorlopig het bestuur, en neemt het besluit als er nog geen besluitgroep is.
Het kernteam bestaat tot het ontstaan van een woongemeenschap, dan volgt er een bestuursvorm  met officiële tekenvaardigheden.

Ingrid:  de functie van een kerngroep in een gemeenschap is in de eerste stadia het opvangen en even ‘stilzetten’ van initiatieven en impulsen, deze afwegen, en al niet verder doorgeven. De kerngroep kan natuurlijk ook zelf initiatieven nemen. Zij beslissen dus over welke initiatieven worden voorgelegd aan de gemeenschap, en ook wat een vraagstuk wordt voorgedragen besluitvorming.

Zij besluiten over alles wat niet al op andere manier wordt besloten, zoals beschreven in de statuten/HR.

Zij kunnen (voorlopig) het bestuur van de (voorlopige) vereniging vormen, maar die vereniging is er alleen voor naar de buitenwereld toe.

Op een gegeven moment kan de kerngroep worden vervangen door een contactpersonenoverleg van vertegenwoordigers van alle werkgroepen en zelf bijvoorbeeld overgaan in een soort Raad van Wijzen. Dit moet de gemeenschap samen beslissen.

Zie ook bij punt 1.

4. De levensloopdag met de kerngroep

We plannen een levensloopdag als wij als kernteam weer met ons vijven zijn. We hebben namelijk in principe iemand die geïnteresseerd is om mee te gaan doen, eventueel met minder tijd per week of als reserve. Hier dus op wachten met de levensloopdag.

Als er een tijd later nog iemand bij zou komen, kunnen we die levensloopdag opnieuw doen, desgewenst in een verkorte vorm.

5. Het ‘tweesporenbeleid’ van Bekertjesmos

Wat is de mening van Ingrid over ons ‘tweesporenbeleid’, dat wil zeggen dat we enerzijds de tijd nemen voor gemeenschapsvorming, besluitvorming en de oprichting van de vereniging en dergelijke, en anderzijds tussentijds inspringen op wat zich aandient en dan improviseren?

Antwoord van Ingrid: ‘perfect’.

6. Het ambitieweb

Het idee van Nicole kan gezien worden als een initiatief dat in de gemeenschap wordt gebracht. Volgens Ingrid zijn dergelijke initiatieven in principe altijd welkom. Ze moeten dan wel een goede plek krijgen in het geheel. De beoordeling daarvan is een taak van de kerngroep. Wij moeten kijken of het wel of niet past binnen Bekertjesmos, en wegen hoe het wordt ingevoegd en wanneer.

Zoals al besproken bij punt 3 is het dus aan de kerngroep om te kijken of er draagvlak is voor het ambitieweb en te kijken wat er achter het initiatief zit. We moeten met Nicole in gesprek gaan, vragen naar het waarom en naar haar bedoeling.

Het kernteam besluit  dat zolang het ambitieweb bijdraagt aan de beeldvorming over vraagstukken is het prima, maar het moet niet leidend worden.  Bijvoorbeeld bij het onderwerp energie: het ambitieweb kan bijdragen aan het beantwoorden van de vraag om welke vraagstukken het bij dit onderwerp nu precies gaat.

7. Wat te doen met de ‘half aangehaakte’ mensen?

Je kan veel oplossen in vormen van lidmaatschap: belangstellend lid, kandidaat lid, bewoner-lid (als er woningen zijn), donateur, …
Wij (kernteam of instroomcommissie) moeten voorwaarden stellen aan de vormen van lidmaatschap. Bijvoorbeeld een verschijningsplicht op aantal bijeenkomsten.

Als een belangstellend lid een partner mee wil nemen in de wwg dan moet de partner ook belangstellend lid worden, en wel gewoon komen bij de bijeenkomsten.

Eventuele zieke partners: kijken of de partner wel of niet fysiek de instroomprocedure kan doorlopen. Zo iemand moet wel de idealen delen. Samen kijken naar mogelijkheden. Hij/zij hoeft niet mee te doen met de activiteiten, maar moet er wel iets tegenover stellen (bijv. in zijn/haar netwerk zit iemand die wel kan …). Is hij/zij bereid tot een gesprek met ons? Hoe staat deze persoon er tegenover? In alle gevallen moet zo’n iemand in elk geval geen stoorzender worden.

Als je expliciet zegt dat je alleen mee gaat doen bij een locatie in de buurt van jouw woonplaats: locatie moet in dit stadium geen breekpunt zijn, dus hij/zij kan voorlopig gewoon mee blijven doen.

8. Instroomprocedure

Er zijn drie stadia:

1. Voorlopige instroomprocedure: de kerngroep beslist als voorlopige instroomcommissie. Dit ook zo in het huishoudelijk reglement.
2. Definitieve instroomprocedure, totdat er woningen zijn. Wat bijvoorbeeld in het weekend besloten wordt over de instroomprocedure kan worden toegevoegd aan het HR.
3. Definitieve instroomprocedure vanaf dat er woningen zijn en er mensen wonen in de woongemeenschap.

N.B. In gevallen dat een alleenstaande een partner vindt van buiten Bekertjesmos, of bij een nieuwe partner na een echtscheiding, kan het oorspronkelijke lid van de gemeenschap eventueel gevraagd worden zelf op te stappen. Ook dit goed regelen in de statuten.

9. Cursus gedragen besluitvorming

Op onze website staat dat we methoden voor besluitvorming moeten leren zoals gedragen besluitvorming.

We weten niet meer precies wat we hierover op 19 november hebben gezegd. Toch besluiten we als kerngroep nu dat de cursus dus eigenlijk wel verplicht is, en dat een dag niet kunnen noodzaakt tot het volgen van een volledige serie later in het jaar.

Onze argumenten zijn:

Als mensen niet meegedaan hebben, kan dat hinderlijk worden bij de besluitvorming dan wel wordt deze verkeerd toegepast.

Als iemand niet heeft deelgenomen, kan wat hij/zij weet verschillen van waar gedragen besluitvorming om gaat, en heeft hij/zij daar dan geen inzicht in. Dit kan een risico zijn voor een goed proces.

In het algemeen: het is iets nieuws dat je moet leren, waar je samen daarheen moet, en wat gemeenschapsvormend is.

De cursus is ook beeldvormend: wat is belangrijk voor ons? Je leert samen het proces doormaken. Door van begin af aan middels GB te werken bepaal je mede met elkaar de cultuur binnen de wwg. Dit hebben de initiatiefnemers ook op hun website verwoord onder het tabblad ‘Wat is onze bedoeling, wat willen wij’.
Iedereen moet willen investeren in de woonwerkgemeenschap. Het bijwonen van de cursus gedragen besluitvorming is ook een dergelijke investering.

Alle eerdere kennis, ervaring en opleiding van de (kernteam)leden zijn nuttig. Het samen vormen van een gemeenschap gaat een stap verder door ook samen gedragen besluitvorming te leren en een eigen cultuur vorm te geven.

Alles wordt met GB gedaan: het is cultuur, attitude-verandering, verandering in het sociale.

Van deelnemers die nu geen cursus kunnen of (nog) willen volgen verwachten wij dat zij die dan wel op een later moment willen volgen.
In januari zal dus de eerste cursus starten. Hierna zullen er dit jaar nog 2 of 3 andere cursussen gegeven worden met gemengde groepen en in het najaar één speciaal voor Bekertjesmos (in-company).

Later is het de bedoeling dat er binnen de gemeenschap een paar mensen een vervolgopleiding tot procesbegeleider en docent zullen volgen.

N.B. Het is goed als uiteindelijk iedereen ook meedoet aan een levensloopdag. Hier moeten we dan iedereen duidelijkheid over geven. (Of deze levensloopdag verplicht wordt is nog niet besloten.)

Niet besproken:

Balans:

Hoe kunnen we de balans vinden tussen enerzijds rust en tijd voor de kerngroep en anderzijds de behoefte aan voortgang van de leden, en ook nog de noodzaak van verdere kennismaking en binding? Hoe kunnen we een weg vinden in dit spanningsveld?

Voorbereiding weekend:

Klopt ons idee dat informatievoorziening ook essentieel is voor gedragen besluitvorming en voor de voorbereiding van het weekend, en als we dat gaan organiseren dat mensen daar alvast mee aan de slag kunnen?

En het klopt ons idee dat bij het onderwerp wonen en duurzaamheid überhaupt nog geen besluitgroep nodig is?

Overige belangstellenden van 15 oktober:

We hebben voor 19 november ook een paar mensen uitgenodigd die na de bijeenkomst met overige geïnteresseerden op 15 oktober hadden aangegeven verder met ons te willen.

Wat zullen we doen met deze overige belangstellenden? Een paar van hen hebben inmiddels ook aangegeven graag iets te gaan doen voor Bekertjesmos.

Hoe voorkomen we ‘ongelijkheid’ tussen deze mensen en die van 19 november?